Conformité Fournisseurs - Comment concrètement respecter la loi sur l'obligation de vigilance ?
L’obligation de vigilance pour votre entreprise, c’est quoi ?
La loi sur l’obligation de vigilance, avec notamment la lutte contre le travail dissimulé, impose à votre entreprise de vérifier certains points de conformité de certains de ses fournisseurs tous les 6 mois pendant la période contractuelle de sous-traitance.
Les fournisseurs concernés sont ceux à qui votre entreprise règle des factures de sous-traitance au moins égales à 5000€ HT.
Quels sont les risques et les sanctions pour votre entreprise en cas de défaut de vigilance ?
En tant que donneur d’ordres, votre entreprise est responsable solidairement de ses fournisseurs aux sens civil, financier et pénal.
Cette responsabilité oblige votre entreprise qui, en cas de défaut de vigilance, risque donc (1) d’être poursuivie pénalement, (2) de devoir régler les cotisations sociales de ses sous-traitants et (3) de perdre le bénéfice d’exonérations et de réductions de cotisations.
Si un de ses sous-traitants contrôlé par l’URSSAF est verbalisé pour travail dissimulé, votre entreprise s’expose à des sanctions pouvant être lourdes : jusqu’à 3 ans d’emprisonnement, amendes de 225 000 € (personne morale) et 45 000 € (personne physique), interdiction d’exercer son activité professionnelle, la confiscation de son matériel, … Pour plus de détails consulter la page dédiée du site du ministère du travail.
Que doit faire votre entreprise pour respecter l’obligation de vigilance ?
Pour vérifier la situation de chacun des fournisseurs concernés, votre entreprise doit collecter et vérifier tous les 6 mois les documents suivants :
L’extrait KBIS : document attestant de l’existence juridique du fournisseur.
L’attestation de vigilance : document certifiant que le fournisseur est à jour (1) de ses obligations en matière de déclarations et paiements de cotisations de sécurité sociale, et (2) de ses contributions sociales (CSG/CRDS et, le cas échéant, de la contribution à la formation professionnelle (CFP))
La Liste Nominative des Travailleurs Etrangers hors UE (LNTE) employés par le fournisseur ; ou, à défaut, une attestation de non-emploi de travailleurs étrangers hors UE.
La collecte et la vérification de ces documents fait partie de votre démarche de Qualification Fournisseurs.
Comment collecter et vérifier les documents ?
La collecte consiste à obtenir les documents de vos fournisseurs (et à les relancer suivant le cas) : soit par mail, soit via votre propre plateforme de eAchat, soit via la plateforme de conformité externe d’un prestataire à qui vous aurez confié la collecte.
La vérification consiste à contrôler l’authenticité et la validité des 3 documents collectés, suivant un mode opératoire propre au type de chacun de ces 3 documents. Vous pouvez confier cette vérification à vos propres ressources humaines internes, à des ressources du secteur du handicap ou à un prestataire externe spécialisé ; à noter d’ailleurs que, souvent, ce type de prestataire fait lui-même appel au secteur du handicap par le biais d’un ESAT (Etablissement ou Service d’Aide par le Travail), d’une EA (Entreprise Adaptée) ou directement à des TIH (Travailleurs Indépendants Handicapés).
Quel est le « juste » choix de configuration pour vérifier et collecter les documents ?
Pour collecter et vérifier les documents des fournisseurs concernés, votre entreprise peut opter pour la mise en place de l’une des configurations ci-après (cf tableau). La configuration choisie peut ainsi être : entièrement interne (#1 & #2), partiellement interne/externalisée (#3 & #4) ou totalement externalisée (#5).
Config Collecte Vérification
#1 Ressources internes Ressources internes
#2 Plateforme eAchat Ressources internes
#3 Plateforme eAchat ESAT / EA
#4 Plateforme eAchat interfacée avec Plateforme de conformité externe Prestataire externe
#5 Plateforme de conformité externe Prestataire externe
Il s’agit donc pour votre entreprise de faire le « juste » choix de configuration. Ce « juste » choix dépend bien sûr de la situation des ressources (humaines et informatiques) déjà disponibles et, si ces ressources sont insuffisantes pour parvenir à une situation de maîtrise satisfaisante de l’obligation de vigilance, des « justes » moyens financiers qu’elle peut investir pour acquérir les « justes » ressources complémentaires.
Par exemple, si votre entreprise dispose déjà d’une plateforme de eAchat, assurez-vous d’abord que cette plateforme permet de manière satisfaisante de : (1) collecter les 3 documents et (2) gérer les relances automatiques lorsque ces documents arrivent en fin de validité des 6 mois. Si c’est le cas, prenez le temps de comparer les coûts de mise en place des configurations #2, #3, #4 et #5 et prenez la juste décision. N’hésitez d’ailleurs pas à mettre en œuvre la configuration la moins chère des 4 dans un premier temps, de la tester pendant un an avant de passer (si nécessaire) dans un dans un deuxième temps à une configuration plus onéreuse.
Glossaire
Plateforme de eAchat = solution informatique couvrant différentes fonctions du processus Achat, dont celle de pré et re qualification fournisseurs, permettant notamment de gérer la collecte et la relance des 3 documents); à titre d'exemple, consulter eSRM.
Plateforme de conformité = solution informatique spécialisée dans le contrôle de conformité avec les attentes réglementaires; à titre d'exemple, consulter Provigis.
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