Comment réussir votre projet d'acquisition d'une solution eAchat ?
Vous envisagez de doter votre entreprise d’une solution eAchat (eSourcing en anglais), comme le font toutes les directions Achat contemporaines. Comme la plupart, vous avez forcément une grande envie de réussir ce projet ? Comme d’autres (trop, malheureusement), peut-être préférez-vous plutôt tout faire pour le rater ?
Si vous faites le 1er choix, alors n’hésitez pas à appliquer soigneusement les conseils qui suivent. Issus de vraies expériences vécues ou rapportées, ils vous mettront dans les meilleures dispositions de réussite de votre projet e-Achat. Plus grand sera le nombre de conseils suivis et appliqués, plus importante sera votre réussite et plus longue sera sa période de capitalisation.
Pour bien préparer votre succès, appliquez-vous soigneusement à bien réussir les 3 composantes suivantes : la gestion du projet en lui-même, le choix du logiciel et, bien sûr, sa mise en œuvre opérationnelle.
Bien réussir votre gestion du projet
1- Elaborez la charte du projet. Cela clarifiera les enjeux et les objectifs du projet, vous contraindra à faire l’exercice d’estimation de la valeur ajoutée que vous apportera la solution eAchat, et enfin vous donnera les éléments tangibles à présenter à votre comité de direction pour lui expliquer la valeur ajoutée et ainsi obtenir son accord à engager le projet.
2- Nommez un chef de projet. Si une personne clairement désignée gère efficacement les ressources humaines et financières, vous augmentez vos chances de parvenir à un bon résultat.
3- Faites tout, dès le départ, pour qu’un des membres du comité de direction d’entreprise ait le rôle de sponsor du projet. De par sa position, un tel sponsor rendra le projet encore plus légitime, il sera un un excellent soutien du chef de projet et ira même jusqu’à assumer les décisions stratégiques que le chef de projet lui proposera en cours de projet.
4- Appuyez sur une méthodologie solide de gestion de projet, simple et adaptée au contexte et à la taille de votre projet. La méthodologie permettra de cadrer de manière juste l'équipe projet sur un minimum de réflexion structurée pour notamment prévenir les risques que vous devez maîtriser.
5- N'optez surtout pas pour une méthodologie surdimensionnée par rapport à la taille de votre projet. Fuyez toute méthodologie de gestion des projets d’ERP qui vous enfermerait dans des lourdeurs administratives. Vous devez absolument vous concentrer sur les activités les plus concrètes qui feront avancer votre projet en optimisant votre dépense énergie et celle de votre équipe.
6- Élaborez un plan de communication. Quels que soient l’enjeu du projet et vos motivations, les collaborateurs, et notamment ceux directement concernés par le projet, doivent savoir ce qu'il faut sur les tenants et aboutissants du projet; et ce, dès le début, voire dès l'amont du projet suivant le cas.
7- Prenez la bonne mesure de la dimension Conduite du Changement. Avancez toujours de manière collective, ne prenez surtout pas vos décisions en solitaire et de manière unilatérale sous le faux prétexte de gagner du temps (ou d'éviter d'en perdre). Prenez soin de demander leurs avis aux autres et notamment aux futurs utilisateurs finaux, même si parfois ils vous donnent le sentiment de ne pas avancer dans le même sens que vous. Ils vous seront en final reconnaissants de ne pas avoir décidé à leur place de ce qui ferait leur bonheur.
8- Enfin, pendant tout le projet, écoutez votre bon sens. Ayez par ailleurs conscience que lever le nez du guidon de temps à autre pour observer le chemin parcouru et celui restant à parcourir vous amènera à rectifier une trajectoire qui pourrait être vouée à l’échec, c’est-à-dire exactement le contraire de la réussite que vous recherchez.
Bien réussir votre démarche de choix de la solution eAchat
9- D’une manière générale, optez pour une démarche conduisant à la sélection d’une solution informatique qui sera adaptée au « juste » besoin de l’entreprise.
10- Élaborez un cahier des charges des fonctions dont vous avez « juste » besoin ; l'objectif est notamment d'éviter de surdimensionner ce besoin et, également, de vous assurer par avance qu'en final vous paierez le « juste » prix. Avez-vous besoin d'un énorme paquebot de luxe et de son imposant équipage alors qu’un petit yacht maniable suffirait à parfaitement vous conduire là où vous devez allez ? Devez-vous préférer à l’avance une mise en œuvre simple et rapide plutôt qu'envisager un vrai parcours douloureux du combattant qui en final mécontenterait vos utilisateurs ? Et, nerf de la guerre... pourquoi dépenser plus alors que vous pourriez dépenser moins ?
11- Prenez le temps d’analyser le marché eAchat, soit vous-même directement, soit avec le support d’un partenaire compétent. Il est évidemment important de bien comprendre la segmentation des solutions eAchat ainsi que leur positionnement vis-à-vis des solutions de eProcurement, à situer votre besoin dans le bon segment et à bien identifier les acteurs délivrant ces solutions.
12- Même si vous disposez de moyens financiers confortables, il n'est peut-être pas judicieux de vous orienter tout de suite par défaut vers un gros éditeur. Le discours qui consiste à dire qu'opter pour un gros éditeur ayant une grosse notoriété est un « choix stratégique » est encore malheureusement trop répandu, notamment dans certaines grandes entreprises et groupes. Trop souvent, la solution proposée est lourde à utiliser et à administrer. Dans ce cas, il y a un risque à ce que vous vous retrouviez dans une situation où les utilisateurs grondent. Ils ne peuvent pas accepter qu'il s'agit d'un « choix stratégique » auquel ils doivent se conformer. Attention au rejet, les conséquences peuvent être désastreuses pour votre entreprise et pour vous-même.
13- De fait, n'hésitez pas à vous orienter vers un éditeur plus modeste en taille. Souvent, de tels éditeurs vous proposent une solution plus agile qui rendrait la tâche de vos utilisateurs au quotidien plus rapide et plus efficace. A titre d'exemple, n'hésitez pas à regarder l'opportunité d'adopter une solution telle que eSRM (bon, nous n'allions pas nous priver d'un petit placement de produit 😊)
14- Bâtissez une équipe spécifique pour la phase de choix et faites notamment en sorte qu’elle comporte un représentant des utilisateurs finaux. Un tel représentant, surtout s'il est intégré dès l’amont dans le projet, portera son regard pragmatique sur les fonctionnalités de manière si affûtée que le choix final aura plus de chances d'être orienté vers une solution qui conviendra à l'ensemble des futurs utilisateurs.
15- Faites valider le choix final de la solution par le comité de direction de l’entreprise. Vous serez alors légitimé dans la démarche et le choix sera vu comme un choix cohérent d’entreprise.
Bien réussir votre démarche de mise en œuvre opérationnelle
16- Si cela n’a pas été initié à l’amont du projet, dites-vous qu’il est encore temps de développer une démarche de conduite du changement. Ecouter vos futurs utilisateurs et tout mettre en œuvre pour qu’ils comprennent d’eux-mêmes les bénéfices que la nouvelle solution eAchat pourra leur apporter favorisera l’acceptation et l’adoption de cette solution.
17- Élaborez un plan de formation et faites en sorte qu’il soit simple. Bâtir un curriculum simple et adapté aux différents profils des utilisateurs (i.e. acheteur, responsable Achat, contrôleur financier Achat, prescripteur, juriste, fournisseur, …) vous conduira à une appropriation rapide et durable de la solution par les utilisateurs.
18- Dans le cas où le nombre de personnes concernées est important, prévoyez une session préliminaire de formation des formateurs (key users). Vous faciliterez ainsi le déploiement de la solution et la mise en place d’un système de support fonctionnel et technique autonome en interne à l’entreprise.
Vous visez la réussite de votre projet eAchat ? Alors, ayez à l'esprit l’ensemble de ces 18 conseils.
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