Comment Réussir votre Démarche de Diagnostic Achat
Établir un Diagnostic de la Fonction Achat est un réflexe qui tend à se répandre, même s'il est encore peu ancré au sein des entreprises. Aujourd'hui, la démarche se développe davantage dans les grandes entreprises que dans les petites et moyennes entreprises. Néanmoins, avec la prise de conscience croissante de l'importance de la fonction Achat par les dirigeants d’ETI et de PME, cet écart avec les grandes entreprises va se réduire très vite.
La démarche de diagnostic Achat est souvent lancée à l'initiative du nouveau directeur/responsable Achat ou du nouveau dirigeant d'entreprise sensibilisé à la valeur Achat pour marquer une rupture entre une situation dépassée et une situation plus contemporaine générant plus de valeur pour l'entreprise. Pour une PME qui n'a pas encore de service Achat, conduire un diagnostic Achat est bien sûr également très pertinent ; le diagnostic constituera une base factuelle de départ idéale pour le dirigeant en vue de créer et de dimensionner sa future équipe Achat.
L'exigence de rentabilité de la fonction Achat est toujours plus forte et les pratiques Achat évoluent toujours de manière assez significative. Toute entreprise moderne - quelle que soit sa taille - doit donc adapter sa fonction Achat de manière rapide et proactive. Une démarche périodique et structurée de diagnostic Achat met naturellement l'entreprise dans une logique d'amélioration continue qui lui permettra d'une part d'ancrer durablement les bonnes pratiques et d'autre part de s'assurer en permanence que l'organisation Achat est adaptée aux évolutions de la fonction Achat.
En résumé, établir le Diagnostic Achat de votre entreprise, c'est :
• délivrer une vue objective de votre organisation Achat ;
• et fournir un cadre structurant d'amélioration continue permettant ensuite de bâtir un plan de Transformation qui apportera à terme de la valeur à l'entreprise.
Voici nos 15 recommandations pour vous aider à réussir votre démarche de Diagnostic Achat :
1. Assurez-vous que votre comité de direction comprend et valide l'enjeu de la démarche ; le message à faire passer est que vous diagnostiquez votre organisation Achat pour ensuite la transformer et ainsi apporter de la valeur à l'entreprise.
2. S'il y en a une, impliquez votre équipe Achat dès l'amont ; le diagnostic est une belle opportunité pédagogique qui permettra par ailleurs de créer les conditions essentielles de motivation permanente de votre équipe Achat.
3. Sélectionnez un partenaire compétent, disposant de la bonne méthode et des bons outils ; il vous guidera dans le processus en portant un regard extérieur nuancé suivant le contexte de votre organisation d'entreprise et vous fera des recommandations en conséquence.
4. Assurez-vous que la méthode proposée délivrera un diagnostic complet et contemporain, c'est à dire qui couvrira les 3 dimensions : qualitative, quantitative et évolutive.
5. Vérifiez que la dimension qualitative vous donnera une mesure solide du niveau de maturité de l'organisation Achat et permettra donc d'identifier les pratiques à améliorer et, par voie de fait, les compétences à développer au sein de l'organisation Achat.
6. Vérifiez que la dimension quantitative vous donnera une mesure du poids de l’organisation Achat dans son écosystème (volume, coût et gain de l’activité Achat) et permettra donc de mesurer la rentabilité de l’organisation Achat et, par voie de fait, d'ajuster son dimensionnement.
7. Vérifiez que la dimension évolutive prendra en compte l’évolution en cours et prévisionnelle de la fonction Achat.
8. Appuyez-vous sur un référentiel de pratiques contemporain ; retenez que même s'il n'y a pas de standard en matière de référentiel, les modèles les plus courants couvrent généralement 6 à 8 domaines de pratiques (stratégie/politique Achat entreprise, processus Achat et gestion des catégories Achat, SRM - relation/risque fournisseurs, performance/valeur Achat, processus transactionnel/Appros, gestion des talents, CRM - gestion des clients internes de l'organisation Achat).
9. Optez pour un système de mesure des niveaux de maturité qui soit efficace et simple et de type amélioration continue ; une échelle de maturité des pratiques allant de 1 (basique) à 5 (excellence) est notamment bien adaptée.
10. Vérifiez que la méthode prévoit une étape préalable d'auto-évaluation ; vous vous familiariserez ainsi au référentiel et serez mieux préparé à l'étape d'évaluation/audit détaillé qui sera réalisée avec le partenaire sélectionné.
11. Soyez ouvert pendant l'étape d'évaluation/audit ; mettez tout à plat; gardez toujours à l'esprit que l'objectif est de disposer d'une photo de votre organisation Achat qui ait du sens, soit vue comme un point de départ pour transformer votre organisation et -pourquoi pas- comme un point de comparaison avec d'autres organisations Achat (Benchmarking Achat).
12. Priorisez les recommandations d'amélioration en termes de bénéfice & effort, et focalisez-vous d'abord sur 5 à 10 améliorations maximum ; ne cherchez pas à tout faire tout de suite.
13. Élaborez le plan de Transformation/Amélioration de façon à ce qu'il soit ciblé sur la valeur pour l'entreprise et sur la rentabilité de l'organisation Achat.
14. Assurez-vous que le plan de Transformation/Amélioration est aligné avec la stratégie et les valeurs de l'entreprise et faites-le valider par votre comité de direction avant de le déployer.
15. Enfin, pensez à communiquer ; n'hésitez pas à expliquer tout ou partie du rapport de diagnostic Achat aux bonnes personnes au sein de l'entreprise (contrôleur de gestion, responsable qualité, clients internes), elles vous soutiendront par la suite dans la phase de Transformation.
Et bien sûr, prenez du plaisir Achat, il n’y a aucune raison de vous priver d’en prendre !
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